Si tu es gestionnaire de paie, tu sais qu’au mois de janvier, il y a du boulot !
Je t’expliquais dans un article précédent comment mettre à jour tes taux de cotisations sur Silae (si tu ne l’as pas encore consulté tu peux le lire ici)
Une autre priorité dans la vérification de tes dossiers, c’est le contrôle de l’effectif de l’année et la vérification des dates de franchissement de seuils le cas échéant.
Pourquoi les seuils d’effectif sont essentiels pour toi ?
Tu le sais mieux que personne : en paie, chaque détail compte. Et les seuils d’effectif n’échappent pas à la règle. À partir d’un certain nombre de salariés, les obligations sociales évoluent. Cotisations supplémentaires, déclarations URSSAF, contribution formation, versement mobilité… un simple franchissement de seuil peut tout changer dans tes paramétrages de paie.
Mais encore faut-il savoir comment calculer l’effectif, à quelle date les obligations s’appliquent, et surtout, quels seuils impliquent quelles cotisations. Car mal gérer un seuil, c’est un peu comme régler un bulletin sans prendre en compte un changement de convention collective : tu risques l’erreur, le retard… et les conséquences qui vont avec.
Dans cet article, je t’explique pas à pas :
- Comment se calcule l’effectif salarié en paie,
- Quels sont les seuils clés à surveiller (1, 11, 20, 50, 250),
- Quelles obligations sociales ils déclenchent,
- Et comment anticiper intelligemment ces changements.
Et ce n’est pas tout. Pour t’aider à y voir encore plus clair, je te présente un simulateur pratique qui te permet d’analyser automatiquement les franchissements de seuils et de connaître les dates d’entrée en vigueur des cotisations. Un vrai gain de temps dans ton quotidien de gestionnaire de paie.
Prêt(e) à reprendre le contrôle sur les seuils d’effectif ? On plonge dans le vif du sujet.
Comment calculer correctement l’effectif de ton dossier ?
L’effectif à prendre en compte pour l’année N est l’effectif moyen annuel (EMA) au 31/12/N-1
Par exemple, pour 2026, l’effectif à prendre en compte pour calculer les cotisations applicables à ton dossier est l’EMA au 31/12/2025.
Tu trouveras toutes les explications détaillées sur les modalités de calcul de l’effectif directement sur le site de l’Urssaf.
En résumé :
L’EMA, c’est la moyenne des effectifs mensuels de l’année.
Sont pris en compte :
- Les salariés à temps plein (ils comptent pour 1)
- Les salariés à temps partiels (au prorata de leur temps de travail ramené sur 35 heures)
Sont exclus :
- Les CDD de remplacement pour salarié absent ou en maladie (car celui ci est déjà pris en compte)
- Les contrats aidés (apprentis, contrats de professionnalisation, CUI CAE)
- Les stagiaires
- Les mandataires sociaux
Exemple concret :
Une entreprise a 7 CDI à temps plein, 1 CDD pour accroissement d’activité à temps plein, 1 CDI à temps partiel à 50% (17.50h de travail par semaine) et un apprenti => Effectif = 7 +1 + 0.5 + 0 = 8.5 ETP pour ce mois
Cette entreprise a l’effectif mensuel suivant :
01/2025 : 8.5 ETP
02/2025 : 8.5 ETP
03/2025 : 9.6 ETP
De 04/2025 à 12/2025 : 12.5 ETP
L’effectif moyen annuel au 31/12/2025 sera de 11.59.
C’est cet effectif qui sera applicable en 2026.
Où trouver l’effectif de ton dossier ?
Si tu travailles sur le logiciel Silae tu peux vérifier facilement l’effectif. Pour cela il te suffit de te rendre dans ton dossier et de cliquer ensuite sur l’onglet « Outils » :
Puis de choisir « Analyse de l’effectif » dans le menu déroulant :
Renseigne ensuite la période souhaitée pour le calcul (par exemple ici l’année 2025) et clique sur « Analyser » :
L’effectif a prendre en compte pour le calcul des seuils de franchissement est l’effectif moyen selon le code de la sécurité sociale :
💡 Petite astuce Silae => si tu fais un double-clic sur l’effectif, une fenêtre détaillée s’ouvre. Elle te permets de voir quel salarié est pris en compte ou est exclus, mois par mois :
L’effectif moyen annuel est également disponible sur l’espace URSSAF de ton client. Il te suffit de te rendre dans « Compte », puis « Situation de compte » et « Synthèse des cotisations/contributions » :
Tu y trouveras l’historique de l’effectif calculé par l’Urssaf sur les 5 dernières années :
Quelles sont les cotisations à appliquer en fonction de l’effectif de ton dossier ?
Je te mets ci-dessous une infographie issue de mon livre blanc « Prendre en main un dossier de paie comme un pro même quand on débute » qui est téléchargeable sur ce blog.
Cette infographie te montre quelles cotisations sont applicables à partir des différents seuils : +11 salariés, +20 salariés, +50 salariés et +250 salariés :
Le principe de neutralisation de franchissement des seuils
Attention la loi PACTE a prévu une harmonisation des seuils d’effectif et un nouveau dispositif de neutralisation des effets du franchissement de seuils pendant 5 années civiles.
Cela veut dire en clair que lorsque l’effectif de ton dossier franchit un seuil : les cotisations ci-dessus ne seront applicables qu’APRES 5 ans.
Par exemple, ton dossier franchit pour la première fois le seuil de 11 salariés en 2026 (Effectif Moyen Annuel au 31/12/2025 de 11.5 par exemple), alors la société est en période de neutralisation sur les années 2026, 2027, 2028, 2029 et 2030.
Les cotisations seront donc applicables à compter du 01/01/2031.
Et attention, si d’ici là l’effectif repasse en dessous de 11 salariés, puis refranchit le seuil, alors la période de neutralisation est réinitialisée à partir de ce nouveau franchissement.
Comme tu peux le constater, le suivi des effectifs par tout gestionnaire de paie est donc primordial !
Dans ton organisation je t’invite à mettre en place et compléter tous les ans en janvier un tableau de suivi.
De mon côté j’ai créé un outil de calcul et de suivi des effectifs. Toute mon équipe chez Service PAYES l’utilise quotidiennement en janvier ou lors de la reprise d’un dossier en cours d’année.
Il te permet de rentrer les effectifs au 31/12 et de connaître instantanément :
- Les contributions dues sur l’année en cours,
- La date d’application en cas de période de neutralisation.
Exemple :
Tu le vois le calcul de l’effectif en janvier c’est primordial pour le gestionnaire de paie que tu es.
Si tu te loupes, deux risques majeurs :
- Soit tu fais cotiser trop ton client
- Soit tu lui fais risquer un redressement URSSAF
Alors bon courage pour ce mois de janvier et la mise à jour de tes dossier !
On y est tous en plein dedans 💪